Come migliorare la produttività della tua azienda risparmiando tempo e denaro

Un paio di anni fa Nuance, colosso IT statunitense con circa 14 mila dipendenti, condusse una ricerca dal titolo Better technology, greater efficiency. Dall’indagine emerse come una delle principali cause dell’inefficienza delle PMI dipendesse dal mancato o dallo scarso utilizzo di soluzioni di gestione documentale e di archiviazione digitale. L’adozione di una digitalizzazione dei documenti comporterebbe sia un risparmio di tempo che di denaro, sia un incremento di produttività dell’azienda. Non soltanto nella fase di elaborazione e produzione documentale ma anche in quella di reperimento e condivisione delle informazioni.

Rispetto a quando la ricerca è stata svolta, molto probabilmente le cose non sono cambiate. Si sono però affinati gli strumenti di analisi. La trasformazione digitale, infatti, non riguarda solo il tema della dematerializzazione documentale. Che una fattura, per esempio, sia prodotta già nativamente in un formato non cartaceo, non coincide automaticamente con un grande risparmio di soldi per l’azienda. Né corrisponde necessariamente a un aumento della produttività, fonte questa di minor spreco di tempo e di denaro.

Per migliorare la produttività scopri le cause dell’improduttività

La ricerca, comunque, ha posto una questione cruciale: la circolazione dei dati, sia all’interno sia all’esterno dell’azienda, è un aspetto fondamentale della sua produttività. Bisogna comunque aggiungere che questo, prima di essere un problema tecnologico in senso stretto, è una questione di cultura e organizzazione aziendale. Per cambiarli, come ricorda il metodo giapponese Kaizen, non ci si può affidare a un sistema di regole valido per tutti.  

Quindi la prima accortezza, se si vuole aumentare la produttività, sta nell’individuare le cause dell’improduttività. Facciamo un esempio. È un dato ormai acclarato che durante la giornata lavorativa moltissimo tempo viene dedicato all’invio e alla lettura delle e-mail. In realtà, molti dei contenuti della posta elettronica potrebbero essere condivisi più velocemente su un Alveare Digitale, facendo risparmiare così tempo a mittente e destinatario.

Ma come si fa a decidere quali contenuti? Per rispondere a questa domanda bisogna tornare a focalizzare l’attenzione sul cambiamento della mentalità e della dimensione organizzativa, che vanno sollecitati con dei tool di file sharing ma non possono essere sostituiti dal solo ricorso ad applicativi digitali. 

Formazione e soluzioni software snelle

L’ideale, perciò, sarebbe quello di procedere di pari passo in un lavoro di affiancamento formativo abbinato all’introduzione di soluzioni software snelle e appropriate rispetto alla situazione specifica. Nell’attuale panorama, fra l’altro, molte di queste soluzioni sono adatte anche alle pmi, a motivo dei costi contenuti e della loro modularità. Le semplificazioni che introdurrebbero nei processi, tuttavia, necessitano di prerequisiti quali: 

Altrimenti anche la piattaforma tecnologicamente più avanzata rischierebbe di rimanere un guscio vuoto. 

Affinché si abilitino i meccanismi motivazionali citati sopra, bisogna far leva sul coinvolgimento delle risorse umane ricorrendo a strumenti di welfare aziendale e benefit come parte integrante di una riorganizzazione radicale dell’impresa, in cui una maggiore produttività sia anche il riflesso di una loro maggiore soddisfazione. 

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