Come far guadagnare tempo ai dipendenti e renderli più proattivi

Quanto tempo spendi per rispondere alle e-mail? E i dipendenti della tua impresa? È solo un esempio di uno degli strumenti principali che, nati per velocizzare i processi aziendali, hanno finito per ingolfarli. Non stiamo dicendo, ovviamente, che le e-mail siano da abolire. Semplicemente che il loro abuso è deleterio.

Ci sono modi migliori per far guadagnare tempo ai tuoi dipendenti, sottraendoli a quella sorta di passività resa abituale da una comunicazione statica, caratterizzata da tempi d’attesa lunghi e spesso ingovernabili. Ecco come far guadagnare tempo ai dipendenti e renderli più proattivi con un Alveare Digitale.

L’ambiente digitale unico dell’Alveare Digitale 

L’Alveare Digitale di SweetHive è una piattaforma collaborativa che integra il Context Oriented Management (COM) o Gestione dei Contesti. Si tratta di un metodo che permette di creare un ambiente digitale unico in azienda nel quale i collaboratori risparmiano tempo condividendo velocemente informazioni e comunicando in maniera semplice e immediata tra di loro e con il management.

La metodologia COM riassume, infatti, i criteri più moderni dell’organizzazione d’impresa abbinati a strumenti digitali di ultima generazione (file sharing, cloud computing, app di instant messaging, ecc.). Il COM, perciò, non incide soltanto su un’ottimizzazione di canali come le e-mail, ma influisce sui due perni intorno a cui ruota la tempistica dei dipendenti:

Il metodo COM: risparmio di tempo nella gestione dei dati 

È esperienza comune che le risorse umane debbano gestire una mole crescente di dati e che debbano essere messe nella condizione migliore per farlo:

La Gestione per Contesti del metodo COM, avvalendosi di una piattaforma digitale che riassume tutte le funzioni di condivisione e si raccorda ai database e ai gestionali aziendali, abbatte i tempi necessari a svolgere le operazioni indicate sopra. Accelera, inoltre, la comunicazione interna, dotando i dipendenti di app di messaggistica istantanea che rendono pleonastico il ricorso alle e-mail o alla stessa telefonia tradizionale, che può essere sostituita da sistemi VoIP.

In sostanza, il COM si ispira ad alcuni principi del Project Management e alle buone prassi adottate in questa tecnica per la governabilità e il monitoraggio dei processi con l’adozione di software di time tracking, diagramma di Gantt, schedulazione delle varie fasi di un progetto.

Dalla proattività dei dipendenti alla predittività dell’azienda 

Oltre a contribuire al guadagno di tempo prezioso del capitale umano, il metodo COM predispone a una maggiore proattività. Secondo la definizione del vocabolario Treccani, l’aggettivo “proattivo” nel linguaggio aziendale indica «chi opera con il supporto di metodologie e strumenti utili a percepire anticipatamente i problemi, le tendenze o i cambiamenti futuri, al fine di pianificare le azioni opportune in tempo».

La proattività, quindi, è un’abilità dinamica che vede i dipendenti artefici di un utilizzo intelligente del patrimonio di conoscenza aziendale. Invece di essere recettori passivi del flusso informativo, i lavoratori diventano i protagonisti del cambiamento perché imparano il metodo COM e la piattaforma digitale con cui si esprime, perché sono loro che li usano in prima persona.

L’insieme dei dati, che di per sé non costituirebbe un valore aggiunto, si trasforma così in una ricchezza di informazioni che conferisce all’azienda un reale vantaggio competitivo. Fino a darle una capacità predittiva, una visione cioè con cui riuscire a intercettare in anticipo gli orientamenti del mercato e battere sul tempo la concorrenza.