I 5 consigli per gestire al meglio il tempo tuo e dei collaboratori in azienda

Il tempo è un bene prezioso e in azienda è collegato direttamente alla produttività e al risparmio di denaro. Per te che sei un imprenditore, ecco 5 consigli per gestirlo bene e per fare in modo che i tuoi collaboratori non lo sprechino e lo usino al meglio: 

1. Time tracking system 

Avrai sentito parlare dell’utilità di scrivere delle liste di cose da fare o to do list. È un suggerimento sempre valido ma lo è ancora di più se si avvale di un Time tracking system. I software e le app digitali di gestione del tempo prevedono varie funzioni che vanno dalle dashboard delle attività personali ai diagrammi di Gantt e sono integrati con tool di file sharing. In questo modo, oltre ad avere uno strumento per la gestione del tuo tempo, avrai a disposizione una piattaforma che ti permette di tenere sott’occhio quello dei tuoi collaboratori. Che, a loro volta, dovranno abituarsi a organizzare le loro attività in maniera ordinata e condivisa. 

2. Impara a delegare

Non puoi fare tutto da solo. Devi imparare a delegare. Decidi che cosa e a chi ma tieni presente che la tua leadership si misura anche da questo. Non pensare, per esempio, di delegare solo aspetti marginali del tuo lavoro, per gratificare formalmente qualche collaboratore. La scelta deve ricadere su attività che ti portano via tempo prezioso e su persone che ritieni possano svolgere il compito con la stessa cura e attenzione che metteresti tu stesso. Ricorda che delegare è un’arte fondata sulla fiducia e sulla pazienza. Una delega efficace rende più salde le relazioni e, certe volte, può svelare talenti nascosti. 

3. Comitati di direzione e comitati tecnici

 Favorisci l’istituzione di organismi a cui partecipino le figure apicali dell’azienda, comitati di direzione in cui si riuniscono periodicamente le funzioni strategiche: Pianificazione&Controllo, Vendite, Marketing, Programmazione, Produzione, Finanza, Logistica, Risorse Umane, IT, ecc. 

Potrai seguire l’andamento del loro lavoro con il software condiviso che utilizzi per la gestione del tuo tempo e il monitoraggio di quello altrui. Se la tua azienda vede solo la presenza di middle management o di professional, dare vita a comitati tecnici formati da capi reparto, responsabili di sede, project manager ottiene lo stesso risultato dei comitati di direzione: maggiore condivisione uguale a minore tempo sprecato. 

4. Sii presente quando serve

La tua presenza in azienda a fianco dei collaboratori non sempre è utile. Talvolta potrebbe fare perdere tempo a entrambi, sottraendo te da doveri più impellenti e mettendo loro in situazione di stress facilmente evitabile. Decidi quando stare con loro e quando incontrarli in funzione di obiettivi chiari, tenendo sempre bene a mente ciò che serve all’azienda: verificare lo stato dell’arte di un progetto, risolvere una criticità, presenziare a una riunione in cui la tua autorità o la tua approvazione siano necessarie. 

5. Lavora e fai lavorare in mobilità

Sfrutta tutte le possibilità oggi offerte dalla tecnologia per lavorare e far lavorare in condizioni ottimali, anche fuori dall’ufficio. Per farlo, utilizza device di ultima generazione che supportino sistemi avanzati di comunicazione e di condivisione documentale. Verifica inoltre la possibilità di introdurre in alcuni casi lo smart working, che prevede di svolgere i propri compiti in remoto. Nelle aziende che finora l’hanno adottato la produttività è cresciuta. Concentrati su questo e sui risultati.